事務職の合理的配慮の例と、会社への伝え方
この記事の答え
事務職で困りごとが出やすい指示の受け方、優先順位、
電話対応、音と席、通院、体調の波の6つの場面には、
どれも厚生労働省の合理的配慮指針事例集に事務の仕事での実例があります。
たとえば指示や連絡を筆談やメールでも受ける、
外線の対応を外してもらう、
有給休暇を1時間単位で取れるようにするなどです。
頼むときは困りごと・自分でやっている対策・会社にお願いしたいことの3つに分けて伝えると、
話し合いが具体的になりやすくなります。
事務職で困りごとが出やすい場面を、指示の受け方、
優先順位、電話対応、音と席、通院、
体調の波の6つに分けました。
どれも厚生労働省の合理的配慮指針事例集に、
事務の仕事での実例があります。
頼むときは「困りごと・自分でやっている対策・会社にお願いしたいこと」の3つに分けて伝えると、
話し合いが具体的になりやすくなります。
会社が障害や困りごとを知らないままだと、
配慮の話し合いは始まりません。
指針は、
会社が障害を把握している場合は会社から支障の有無を確かめること、
本人も確認を待たずに自分から申し出てよいことを定めています。
対象は障害者手帳を持つ人に限られず、
障害のために長く仕事や職業生活に大きな制限がある人が含まれます。
手帳がない場合にほかの制度をどこまで使えるかは手帳がなくても障害者雇用で働けるかの記事にまとめています。
場面ごとの配慮の例
| 場面 | 配慮の例 |
|---|---|
| 指示の受け方 | 指示や連絡を、筆談やメールでも受ける。 指示は一つずつ出してもらう |
| 優先順位 | 業務の優先順位や目標をはっきり示してもらう。 その日の作業をホワイトボードに書き出してもらう |
| 電話対応 | 電話応対を免除してもらう。 外線の対応を外してもらう |
| 音・視線・席 | 耳栓やヘッドフォンを使う。 衝立を置く。 人が出入りする窓口から離れた席にしてもらう |
| 通院 | 通院日に休みを取れるようにする。 有給休暇を1時間単位で取れるようにする |
| 体調の波 | 様子を見ながら業務量を調整してもらう。 不調のときはテレワークに切り替える |
指針の別表は、
どの障害区分でも「業務指導や相談に関し、
担当者を定めること」と「出退勤時刻・休暇・休憩に関し、
通院・体調に配慮すること」を挙げています。
困ったときに誰に聞けばよいかを決めてもらうのも、
配慮のひとつです。
別表の例は障害の区分ごとに並んでいますが、
指針は「あくまでも例示」とし、
載っていない配慮も合理的配慮に当たりうるとしています。
自分の障害の欄だけを見て、
頼めることを狭く考えなくてかまいません。
通院の休み方は通院の休みの記事、
テレワークは在宅勤務の記事で扱っています。
伝え方の型と例
困りごとだけ伝えても申し出はできますが、
自分の対策とお願いもそろえると、
話し合いが具体的になりやすくなります。
- 口頭の指示。
困りごと「一度に複数の指示を受けると、
2つ目以降が抜ける」。
対策「その場でメモを取り、復唱している」。
お願い「期限のある依頼は、
チャットかメールでも送ってほしい」 - 電話。
困りごと「聞き取りながらメモするのが追いつかない」。
対策「定型のメモ用紙を使っている」。
お願い「外線の一次受けを外してもらい、
そのぶん入力や書類の確認を多めに担当したい」 - 音。
困りごと「周りの会話や電話の音で、
入力のミスが増える」。
対策「集中が要る作業を午前にまとめている」。
お願い「耳栓の使用と、
人の出入りの少ない席をお願いしたい」 - 通院。
困りごと「月1回、平日午前に通院がある」。
対策「予約が決まったらすぐ上司に共有する」。
お願い「半日か時間単位で休みたい」
外してほしい仕事があるときは、
代わりに担える仕事を添えると、
会社は割り振りを考えやすくなります。
お願いを具体的に言えなくても大丈夫です。
指針は、
その場合は支障となっている事情を明らかにすれば足りるとしています。
特性と対策を1枚にまとめるなら就労パスポートの記事が参考になります。
申し出から決まるまで
合理的配慮指針が定める流れは次のとおりです。
- 確認と申し出。
会社は、障害があると分かっている人に、
雇い入れまでに職場で支障となっている事情があるかを確かめます。
本人は確認を待たずに自分から申し出ることもできます。
会社は必要に応じて定期的にも確かめます - 話し合い。
会社はどんな措置をとるかを本人と話し合います。
本人が具体的に言えないときは、
会社が実施できる措置を示します。
本人の意向を確かめるのが難しいときは、
会社が就労支援機関の職員などに本人の補佐を頼むこともできます - 決定。
会社は本人の意向を十分に尊重して措置を決め、
伝えます。
負担が重くなりすぎない範囲で複数の方法があれば、
本人と話し合い、意向を十分に尊重したうえで、
より提供しやすい方法を選ぶこともあります。
本人が求めれば、理由を説明します
会社は「過重な負担」になる措置までは求められていません。
過重な負担かどうかは、事業活動への影響、
実現の難しさ、費用・負担、企業の規模、財務状況、
公的支援の有無を総合的に見て、個別に判断します。
そう判断した場合、会社は実施できないことを伝え、
求めがあれば理由を説明し、
負担にならない範囲でほかの措置をとることになっています。
断られた理由が妥当かどうかの判断は、
この記事では扱いません。
納得できないときは、次の相談先に相談してください。
話し合いがまとまらないときの相談先
- 社内の相談窓口。
会社は窓口を決めて社員に知らせ、
相談者のプライバシーを守り、
相談したことを理由に不利益な扱いをしないと定めて知らせることを求められています - 都道府県労働局の職業安定部。
労働局長による助言・指導・勧告や、
第三者による調停（採用後のことが対象）の仕組みがあります。
援助を求めたことを理由とする不利益な扱いは、
法律で禁止されています - 支援機関。
障害者就業・生活支援センターや地域障害者職業センターです。
違いは公的な窓口の記事にまとめています
面接の段階での頼み方は面接の記事にあります。
配慮の頼み方に迷ったら、
このサイトの掲示板の「配慮」の話題で質問や経験を書き込めます。
参考
- 障害者雇用促進法 第36条の2〜第36条の4、
第74条の6、第74条の7 - 合理的配慮指針（平成27年厚生労働省告示第117号）第2〜第6、別表
- 厚生労働省「合理的配慮指針事例集【第六版】」
- 厚生労働省 事業主向けパンフレット（障害者差別の禁止・合理的配慮の提供義務）
